Medienliste
Auch: Media List, Zielmedienliste
Eine Medienliste ist die selbst recherchierte Arbeitsliste der Medien, Ressorts und zuständigen Redakteure, die für ein Thema infrage kommen. Sie hält fest, wer worüber schreibt, welcher Kontaktweg erwünscht ist und was bisher daraus wurde.
Bevor eine Pressemitteilung oder ein Themenangebot verschickt wird, steht eine einfache Frage: An wen? Die Antwort ist die Medienliste, eine Tabelle mit den Medien, Ressorts und Personen, für deren Leser Ihr Thema tatsächlich interessant ist.
Eine gute Medienliste ist kurz, recherchiert und lebendig. Sie entsteht aus den Beiträgen, die Redaktionen in den letzten Monaten veröffentlicht haben, nicht aus gekauften Adressen. Und sie wird mit jeder Runde besser, weil sie festhält, was funktioniert hat und was nicht.
Medienliste, Presseverteiler, Mediadaten
Drei Begriffe klingen ähnlich und werden oft verwechselt. Sie beantworten aber verschiedene Fragen.
| Begriff | Beantwortet die Frage | Wer erstellt sie? | Typischer Inhalt |
|---|---|---|---|
| Medienliste | Wen spreche ich zu diesem Thema an? | Sie selbst, je Thema oder Kampagne | Medium, Ressort, Person, letzte Beiträge, Kontaktweg, Status |
| Presseverteiler | Wie verschicke ich eine Meldung an viele Redaktionen? | Dienstleister oder Sie selbst | Empfängerlisten, Versand, Veröffentlichung auf Portalen |
| Mediadaten | Was kostet Werbung in diesem Medium? | das Medium selbst | Reichweite, Anzeigenformate, Preise, Themenplan |
Die Grenzen sind fließend: Ein selbst gepflegter Verteiler ist im Kern eine Medienliste, die zum Versand genutzt wird. Der Unterschied liegt in der Haltung. Die Medienliste fragt zuerst, ob ein Kontakt zum Thema passt, der Verteiler, wie viele man erreicht. Wie die Typen von Presseverteilern sich unterscheiden, zeigt Presseverteiler im Vergleich.
Welche Spalten eine Medienliste braucht
Eine Tabellenkalkulation genügt. Entscheidend ist, dass jede Zeile eine konkrete Zuständigkeit beschreibt und nicht nur ein Medium mit Sammeladresse.
- Medium und Ressort: Fach-, Lokal- oder Verbandsmedium, Newsletter, Podcast; dazu die Rubrik, in der Ihr Thema erscheinen würde.
- Zuständigkeit: Funktion und Name aus der Autorenzeile oder dem Impressum, mit Datum der Prüfung.
- Belege: zwei bis drei passende Beiträge der letzten Monate mit Titel und Datum. Sie zeigen, warum der Kontakt auf der Liste steht.
- Erwünschter Kontaktweg: Presseadresse, Themenaufruf, Gastautorenformular. Steht nichts davon fest, ist das eine Information für sich.
- Rhythmus und Vorlauf: tagesaktuell oder Monatsheft, Redaktionsschluss, Themenplan.
- Aufhänger: was Ihr Thema genau für dieses Medium bedeutet, etwa die Zahl für den eigenen Landkreis.
- Verlauf: Datum jedes Kontakts, Antwort, Ergebnis wie Bericht, Zitat oder Link, dazu Absagegründe.
- Löschdatum: wann der Eintrag ohne Anlass entfernt wird.
Die Spalte „Verlauf“ ist die wertvollste. Aus ihr lesen Sie nach einigen Runden ab, welche Medien überhaupt reagieren, und können daraus Kennzahlen wie die Antwortquote ableiten.
Zielmedien recherchieren: vom Thema zur Person
Eine Medienliste entsteht rückwärts: nicht von den Medien aus, die Sie gern erreichen würden, sondern von den Beiträgen aus, die es zu Ihrem Thema schon gibt.
- Thema und Leser festlegen: Für wen ist die Neuigkeit wichtig, für Fachleute, Anwohner einer Region oder Mitglieder einer Branche? Daraus folgen die Medientypen.
- Medien sammeln: Suchen Sie Beiträge der letzten zwölf Monate zu Ihrem Thema, in der Websuche, in Google News und in den Archiven der Fachmedien. Notieren Sie, wo sie erschienen sind.
- Person prüfen: Wer hat den Beitrag geschrieben, ist die Person noch in diesem Ressort tätig, schreibt sie fest oder frei? Freie Autoren brauchen für ein Thema meist selbst die Zusage einer Redaktion.
- Kontaktweg klären: Nennt das Medium eine Adresse für Pressemitteilungen, ein Formular oder einen Themenaufruf? Diese Wege sind dafür gedacht, angesprochen zu werden.
- Ordnen: A für Medien mit klarem Bezug und konkretem Aufhänger, B für mögliche Kontakte, „später“ für alles, was erst beim nächsten Anlass passt.
Wer nach dieser Recherche nur zwölf passende Zeilen hat, hat kein Problem, sondern eine ehrliche Liste. Wie aus einzelnen Kontakten über die Zeit verlässliche Beziehungen werden, beschreibt der Eintrag Media Relations; das Themenangebot selbst ist ein Pitch.
Pflegen: Die Liste veraltet ab dem ersten Tag
Redakteure wechseln Ressort oder Verlag, Rubriken werden eingestellt, freie Autoren schreiben für neue Titel. Eine Medienliste, die ein Jahr nicht angefasst wurde, ist nach unserer Erfahrung zu einem guten Teil veraltet. Prüfen Sie deshalb vor jeder Runde zumindest die A-Kontakte: Gibt es aktuelle Beiträge, stimmt die Zuständigkeit noch?
Die Liste enthält Namen und dienstliche Adressen von Menschen, also personenbezogene Daten. Damit gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Drei Vorgaben sind für die Pflege direkt einschlägig:
- Richtigkeit: Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO).
- Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Daher die Spalte „Löschdatum“.
- Information: Stammen die Daten nicht von der Person selbst, ist sie spätestens bei der ersten Mitteilung zu informieren, auch über die Quelle der Daten (Art. 14 Abs. 2 lit. f und Abs. 3 lit. b DSGVO).
Hinweis: Dieser Eintrag ist keine Rechtsberatung. Ob eine konkrete Nachricht an eine Redaktion als Werbung im Sinne von § 7 UWG gilt und auf welche Rechtsgrundlage Sie die Speicherung stützen, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel fragen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt bzw. Ihre Datenschutzbeauftragte.
Beispiel: Was eine Fallstudie über die Liste verrät
In der Linkship-Fallstudie zum Digital-Atlas Mittelfranken ging eine eigene Erhebung zu 210 Rathaus-Websites an Redaktionen in der Region. Die Zahlen nach vier Wochen, Stand 26. Oktober 2026: 28 Themenangebote in drei Runden führten zu vier Zeitungsberichten. Keiner der Berichte verlinkt die Kampagnenseite.
Für die Medienliste sind drei Beobachtungen aufschlussreich:
- Der Aufhänger je Zeile zählt. Die ersten Berichte kamen erst aus der zweiten Runde, die jeder Lokalredaktion eine eigene Geschichte für ihr Verbreitungsgebiet bot.
- Die Liste bestimmt das Ergebnis. Berichtet haben nur Lokal- und Regionalredaktionen. Ein Wirtschaftsmagazin lehnte das Thema ab, vereinbarte aber einen Gastbeitrag zu einem anderen Thema. Auch eine Absage gehört in die Spalte „Verlauf“.
- Wichtige Kontakte fehlen oft. Den ersten Follow-Link setzte ein Software-Anbieter für Kommunen, der nicht angeschrieben worden war. Er hatte einen eigenen Grund zu berichten, weil seine Kunden im Atlas vorn lagen.
Die Lehre daraus: Eine Medienliste für eine Datenkampagne endet nicht bei Redaktionen. Wer in Ihren Daten gut abschneidet, seine Dienstleister und Verbände gehören als eigene Gruppe dazu, angesprochen über deren offizielle Kontaktwege. Alle Zahlen und Abläufe stehen in der Fallstudie Digital-Atlas Mittelfranken, den Gesamtablauf solcher Kampagnen beschreibt Digital PR für Linkbuilding.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Medienliste?
Mindestens Medium, Ressort, zuständige Person mit Prüfdatum, zwei bis drei passende Beiträge als Beleg, der erwünschte Kontaktweg und ein Verlauf mit Datum, Antwort und Ergebnis jedes Kontakts. Hilfreich sind außerdem Erscheinungsrhythmus, Aufhänger je Medium und ein Löschdatum.
Wie viele Kontakte sollte eine Medienliste haben?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Maßstab ist, wie viele Medien nachweislich über Ihr Thema berichten. Bei regionalen oder sehr fachlichen Themen sind das oft nur ein bis zwei Dutzend; das ist ein Erfahrungswert. Eine kurze, passende Liste bringt mehr als eine lange mit Sammeladressen.
Darf ich Kontaktdaten von Journalisten speichern?
Es handelt sich um personenbezogene Daten, deshalb gilt die DSGVO. Als Rechtsgrundlage kommt das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f in Betracht. Sie müssen die Daten aktuell halten, nicht länger als nötig speichern und die Betroffenen spätestens bei der ersten Mitteilung informieren. Dieser Eintrag ist keine Rechtsberatung.
Kann ich eine Medienliste kaufen?
Es gibt kommerzielle Mediendatenbanken mit Redaktionskontakten. Sie sparen Suchzeit, ersetzen aber nicht die Prüfung, wer zuletzt über Ihr Thema geschrieben hat. Für werbliche E-Mails liefert eine gekaufte Liste keine Einwilligung.
Wie oft sollte ich eine Medienliste aktualisieren?
Vor jeder Versandrunde zumindest für die wichtigsten Kontakte und nach jeder Runde für den Verlauf. Einträge, zu denen es länger keinen Anlass gab, prüfen oder löschen Sie zu festen Terminen.