Pressemappe
Auch: Pressekit, Press Kit, Pressemappe digital
Eine Pressemappe bündelt das Material, das eine Redaktion für einen Bericht braucht: aktuelle Meldung, Fakten, Hintergrund, Bilder und Kontakt. Früher war sie eine gedruckte Mappe, heute ist sie meist ein Download oder eine eigene Seite.
Auf Pressekonferenzen und Messen lag sie früher auf jedem Platz: eine Mappe mit Pressemitteilung, Unternehmensporträt, Fotos und Visitenkarte. Die Pressemappe, im Englischen Press Kit, gibt es noch immer, nur liegt sie heute meist als Download vor.
Ihr Zweck hat sich nicht geändert. Sie soll einer Redaktion alles geben, was sie für einen eigenen Bericht braucht, ohne dass sie fünf Mails schreiben muss. Dieser Eintrag beschreibt die Bausteine, die Formate und die Fragen zu Bildrechten, die dabei regelmäßig auftauchen.
Von der gedruckten Mappe zum Download
Die gedruckte Pressemappe stammt aus einer Zeit, in der Journalisten Material mitnehmen mussten. Wer heute eine Messe oder ein Jubiläum begleitet, schickt das Material vorab per Mail oder legt es im Pressebereich der Website ab. Gedruckte Mappen sind seltener geworden, auf Pressekonferenzen und Fachmessen aber weiterhin üblich.
Von den Nachbarbegriffen unterscheidet sich die Pressemappe durch ihren Umfang und ihren Anlass:
- Die Pressemitteilung ist eine einzelne Nachricht. In der Pressemappe ist sie meist das erste Dokument.
- Der Newsroom ist die dauerhafte Presseseite Ihrer Website. Die Pressemappe ist eine anlassbezogene Sammlung, die dort zum Abruf liegt.
- Die Mediadaten eines Verlags beschreiben Anzeigenpreise und Reichweiten. Im Englischen heißen sie oft „Media Kit“, was leicht mit dem Press Kit verwechselt wird.
Eine Pressemappe ersetzt kein Gespräch. Sie ist das Material, das eine Redaktion nach einem Gespräch oder einem Anschreiben in der Hand haben soll.
Die Bausteine einer Pressemappe
Welche Bausteine nötig sind, hängt vom Anlass ab. Für die meisten Fälle hat sich die folgende Zusammenstellung bewährt:
| Baustein | Inhalt | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Aktuelle Meldung | die Pressemitteilung zum Anlass | steht vorn, mit Datum und gegebenenfalls Sperrvermerk |
| Fakten auf einen Blick | Zahlen, Daten, Termine als Liste | jede Zahl mit Stand und Quelle |
| Unternehmensporträt | Kurzbeschreibung in fünf bis zehn Sätzen | gleicher Wortlaut wie im Newsroom |
| Hintergrund | Methodik, Entstehung, häufige Fragen | nur, wenn der Anlass erklärungsbedürftig ist |
| Zitate | freigegebene Aussagen mit Name und Funktion | kurz, sachlich, wirklich freigegeben |
| Bilder und Logos | Fotos, Grafiken, Logo in mehreren Formaten | Bildunterschrift, Bildnachweis, Nutzungshinweis |
| Kontakt | Ansprechperson mit Telefon und E-Mail-Adresse | erreichbar in den Tagen nach dem Versand |
Zitate sind ein eigener Baustein, weil Redaktionen sie gern übernehmen. Was ein brauchbares Zitat ausmacht, beschreibt der Eintrag zum O-Ton. Für die Pressemappe gilt: lieber zwei klare Aussagen als eine Seite Grußwort.
Halten Sie Angaben über alle Dokumente hinweg gleich. Steht im Porträt eine andere Beschäftigtenzahl als im Faktenblatt, fragt die Redaktion nach oder lässt die Zahl weg. Für die Nennung in KI-Antworten ist diese Einheitlichkeit ebenso nützlich, weil dieselben Angaben dann an mehreren Stellen gleich lauten.
ZIP, PDF oder Webseite: die Formate im Vergleich
Digitale Pressemappen gibt es in drei Formen. Jede hat einen klaren Einsatzzweck, und oft ist eine Kombination die beste Lösung:
- ZIP-Archiv: bündelt Texte und Bilder in voller Auflösung zum Herunterladen. Praktisch für Bildredaktionen, aber für Suchmaschinen unsichtbar und als Linkziel ungeeignet.
- PDF: gut lesbar und druckbar, vor Ort auf Messen oder als Anhang nach Absprache. Bilder lassen sich daraus kaum in Druckqualität entnehmen, und eine Redaktion verlinkt selten auf eine PDF-Datei.
- Eigene Webseite: eine Seite im Newsroom, die alle Bausteine zeigt und Bilder einzeln zum Download anbietet. Sie ist auffindbar, lässt sich aktualisieren und eignet sich als Ziel für Verweise in Berichten.
Bewährt hat sich die Webseite als Hauptform, ergänzt um ein ZIP-Archiv für alle, die das komplette Material auf einmal wollen. Im Erstkontakt mit einer Redaktion gehört weder das ZIP noch das PDF in den Anhang, sondern ein Link auf die Seite. Viele Postfächer filtern große Anhänge, und unaufgefordert verschickte Archive werden ungern geöffnet.
Bildmaterial: Auflösung, Bildnachweis, Rechte
Bilder sind der Teil der Pressemappe, nach dem am häufigsten gefragt wird, und der Teil, bei dem am meisten schiefgeht. Drei Punkte entscheiden darüber, ob ein Foto verwendet wird:
- Zwei Auflösungen: eine Fassung für das Web und eine in hoher Auflösung für den Druck. Für Druck gelten 300 dpi bei der vorgesehenen Abbildungsgröße als gängiger Richtwert.
- Bildunterschrift und Nachweis: Zu jedem Bild gehören ein Satz, was es zeigt, und die Angabe, wer es gemacht hat. Ein Dateiname wie
IMG_4711.jpghilft niemandem. - Nutzungshinweis: Schreiben Sie dazu, wofür das Bild verwendet werden darf, etwa „honorarfrei zur Berichterstattung über das Unternehmen unter Angabe des Bildnachweises“.
Urheber haben nach § 13 UrhG das Recht auf Anerkennung ihrer Urheberschaft, und Bildnisse von Personen dürfen nach § 22 KunstUrhG grundsätzlich nur mit Einwilligung der Abgebildeten verbreitet werden. Klären Sie Nutzungsrechte mit Fotografinnen und Fotografen und Einwilligungen der gezeigten Personen, bevor ein Bild in die Pressemappe kommt. Dieser Eintrag ist keine Rechtsberatung.
Was die Pressemappe für Links und KI-Antworten leistet
Für das Linkbuilding ist die Pressemappe kein Ziel an sich. Kein Link entsteht, weil eine Mappe existiert. Sie wirkt indirekt: Je leichter eine Redaktion an verlässliche Zahlen, Zitate und Bilder kommt, desto eher schreibt sie einen eigenen Beitrag statt einer Kurzmeldung, und eigene Beiträge enthalten eher einen Verweis auf die Quelle.
Damit dieser Verweis ein sinnvolles Ziel hat, braucht die Mappe eine eigene Seite mit fester Adresse. Ein Link auf ein ZIP-Archiv bringt Lesern nichts, ein Link auf eine Seite mit Ergebnissen und Methodik schon. Bei Datenstudien ist die Ergebnisseite deshalb oft zugleich die Pressemappe. Wie solche Kampagnen angelegt werden, zeigt Digital PR für Linkbuilding.
Für die Nennung in KI-Antworten gilt dasselbe wie für jede Selbstauskunft: Die Mappe liefert die Fakten, unabhängige Berichte liefern die Einordnung. Wenn eine Redaktion Ihre Zahlen mit Ihrem Namen zitiert, ist das wertvoller als jede Seite in Ihrem eigenen Pressebereich.
Beispiel: Pressemappe zu einem Messeauftritt
Ein angenommener Fall: Ein Hersteller von Laborgeräten stellt auf einer Fachmesse ein neues Messverfahren vor und lädt Fachredaktionen zu einem Termin am Stand ein.
- Webseite im Newsroom: Meldung zur Neuheit, Faktenblatt mit technischen Daten und Markteinführung, zwei freigegebene Zitate, Unternehmensporträt, sechs Fotos und eine Grafik mit Bildnachweis, Kontakt für die Messetage.
- ZIP-Archiv: dieselben Dateien in voller Auflösung, verlinkt von der Seite.
- Vor Ort: ein einseitiger Ausdruck mit Kernaussagen, Kontakt und einem QR-Code zur Webseite statt einer dicken Papiermappe.
- Nach der Messe: Die Seite bleibt online und wird um Fotos vom Stand ergänzt, damit spätere Berichte noch ein Ziel haben.
Der Fall ist ausgedacht. Wie die Meldung selbst aufgebaut wird, beschreibt Pressemitteilung schreiben, und wie kleine Unternehmen mit überschaubarem Aufwand Pressearbeit organisieren, Pressearbeit für kleine Unternehmen.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Pressemappe?
Die aktuelle Pressemitteilung, ein Faktenblatt mit Zahlen und Stand, ein kurzes Unternehmensporträt, freigegebene Zitate, Bilder und Logos mit Bildnachweis sowie ein Pressekontakt. Hintergrundtexte kommen dazu, wenn der Anlass erklärungsbedürftig ist.
Pressemappe als PDF oder ZIP?
Am besten als eigene Webseite, ergänzt um ein ZIP-Archiv mit allen Dateien in voller Auflösung. Ein PDF eignet sich zum Ausdrucken, lässt sich aber schlecht weiterverarbeiten. Im Erstkontakt mit einer Redaktion senden Sie besser einen Link als einen Anhang.
Braucht man heute noch eine gedruckte Pressemappe?
Selten. Auf Pressekonferenzen und Messen ist ein kurzer Ausdruck mit Kernaussagen, Kontakt und einem Verweis auf die digitale Fassung oft praktischer als eine dicke Mappe. Das vollständige Material sollte immer digital verfügbar sein.
Was ist der Unterschied zwischen Pressemappe und Pressemitteilung?
Die Pressemitteilung ist eine einzelne Nachricht an Redaktionen. Die Pressemappe ist das Paket rund um einen Anlass: Sie enthält die Pressemitteilung und zusätzlich Fakten, Hintergrund, Zitate, Bilder und Kontakt.