Outreach-Mail
Auch: Outreach E-Mail, Outreach-Nachricht
Eine Outreach-Mail ist die einzelne E-Mail, mit der Sie eine Redaktion, einen Website-Betreiber oder einen Partner zu einem konkreten Anlass ansprechen. Sie ist ein Baustein des Outreach, nicht der ganze Prozess.
Wer von Outreach spricht, meint den ganzen Ablauf von der Kontaktauswahl bis zur Pflege der Beziehung. Die Outreach-Mail ist der sichtbare Teil davon: die eine Nachricht, die beim Gegenüber im Postfach landet und dort in wenigen Sekunden entscheiden muss, ob sie gelesen wird.
Dieser Eintrag erklärt, woraus eine solche Mail besteht und wie sie sich von verwandten Formaten unterscheidet. Vorlagen und die ausführliche Rechtslage stehen im Magazin.
Woraus eine Outreach-Mail besteht
Unabhängig vom Anlass hat jede Outreach-Mail vier Teile. Fehlt einer, merkt das Gegenüber es meist sofort.
- Kopf: Absendername und Betreff. Der Betreff nennt den Anlass ehrlich, etwa „Defekter Link in Ihrem Beitrag …“ oder „Ihre Anfrage vom …“. Ein „Re:“ ohne vorherige Korrespondenz täuscht.
- Anlass: der Bezug auf etwas, das das Gegenüber geschrieben, gefragt oder veröffentlicht hat. Er beantwortet die stille Frage „Warum schreiben Sie gerade mir?“.
- Kern: die eigentliche Information oder das Angebot, in wenigen Sätzen. Bei einem Themenvorschlag an eine Redaktion ist dieser Kern der Pitch.
- Signatur und Pflichtangaben: vollständiger Name, Funktion, Firma, Anschrift. Bei personenbezogenen Adressen gehört ein kurzer Datenschutzhinweis dazu, bei werblichen Nachrichten eine Möglichkeit zum Abbestellen.
Unternehmen haben zusätzlich ihre Geschäftsbrief-Pflichten im Blick. Eine GmbH etwa muss nach § 35a GmbHG auf Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ unter anderem Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer angeben. Die übliche Signatur aus dem Firmen-Mailprogramm deckt das meist schon ab.
Abgrenzung: Pitch, Pressemitteilung, Serienmail
Im Alltag werden mehrere Formate als „Outreach-Mail“ bezeichnet, die sich in Zweck und Form klar unterscheiden:
| Format | Empfänger | Kennzeichen |
|---|---|---|
| Outreach-Mail | eine Person oder Redaktion | einzeln geschrieben, konkreter Anlass, eigenes Anliegen oder reiner Hinweis |
| Pitch | Redaktion | der Themenvorschlag selbst; steckt meist in einer Outreach-Mail |
| Pressemitteilung | viele Redaktionen | fertige Meldung zum Abdruck, gleicher Text für alle |
| Serienmail | viele Adressen | Vorlage mit Platzhaltern, oft mit automatischen Erinnerungen |
| Nachfassen | dieselbe Person | zweite Nachricht zum selben Anlass |
Die Grenze zur Serienmail ist die wichtigste. Eine Outreach-Mail mit eingesetztem Vornamen und Seitentitel bleibt eine Serienmail, wenn der Rest für hundert Empfänger gleich lautet. Wann eine zweite Nachricht überhaupt angebracht ist, erklärt der Eintrag Nachfassen.
Vier verbreitete Missverständnisse
- „Unter Unternehmen ist eine kalte Mail erlaubt.“ Für E-Mail-Werbung verlangt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten, ohne Ausnahme für Firmen. Die Lockerung auf eine mutmaßliche Einwilligung gilt nur für Telefonanrufe. Den Paragrafen erklärt der Eintrag E-Mail-Werbung.
- „Freundlich und persönlich ist keine Werbung.“ Ob eine Nachricht Werbung ist, hängt von ihrem Zweck ab, nicht vom Ton. Eine Bitte, die eigene Seite zu verlinken, dient nach Linkship-Einordnung in aller Regel dem eigenen Absatz.
- „Die Adresse steht im Impressum, also darf ich schreiben.“ Das Impressum ist eine Pflichtangabe des Betreibers, keine Einwilligung in Werbung.
- „Eine gute Vorlage ersetzt den Anlass.“ Vorlagen helfen bei Form und Pflichtangaben. Ob eine Mail ankommt, entscheidet der Anlass, und den liefert keine Vorlage.
Wo die Grenze im Einzelnen verläuft, mit Abgrenzungstabelle, DSGVO-Pflichten und fünf Vorlagen für die risikoarmen Fälle, steht ausführlich in Outreach-Mails für Linkanfragen: Vorlagen und deutsche Rechtslage. Wie Redaktionskontakte ohne kalte Mail entstehen, beschreibt Online-PR und Media Relations.
Hinweis: Dieser Eintrag ist keine Rechtsberatung. Ob eine konkrete Nachricht als Werbung gilt, hängt vom Einzelfall ab.
Häufige Fragen
Was ist eine Outreach-Mail?
Eine Outreach-Mail ist die einzelne E-Mail, mit der Sie eine Redaktion, einen Website-Betreiber oder einen Partner zu einem konkreten Anlass ansprechen, etwa mit einem Themenvorschlag, einem Hinweis oder Material auf eine Anfrage hin.
Sind Outreach-Mails in Deutschland erlaubt?
Es kommt auf den Inhalt an. Werbung per E-Mail braucht nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, auch unter Unternehmen, und eine kalte Linkbitte gilt nach Linkship-Einordnung in aller Regel als Werbung. Geringes Risiko tragen erbetene Mails und reine Hinweise ohne eigenes Anliegen. Dieser Eintrag ist keine Rechtsberatung.
Was gehört in eine Outreach-Mail?
Ein ehrlicher Betreff, ein konkreter Anlass, ein kurzer Kern und ein vollständiger Absender mit Firma und Anschrift. Bei personenbezogenen Adressen kommt ein Datenschutzhinweis dazu, bei werblichen Nachrichten eine Möglichkeit zum Abbestellen.
Was ist der Unterschied zwischen Outreach-Mail und Pressemitteilung?
Eine Pressemitteilung ist eine fertige Meldung, die gleichlautend an viele Redaktionen geht. Eine Outreach-Mail ist einzeln an eine Person geschrieben und bezieht sich auf einen Anlass, der genau dieses Gegenüber betrifft.